Comment organiser des réunions plus efficaces

« Trop de réunions, trop longues, et tout le temps »

Voici un des témoignages les plus fréquents lors des enquêtes de satisfaction en entreprise. C’est en effet un des points négatifs ressortant le plus, on en a même inventé l’expression « réunionite ». Pourtant, il est indéniable que les réunions sont des éléments primordiaux dans la réussite d’une entreprise. Elles permettent la bonne communication, le partage de ressentis et d’idées, la prise de décision et l’élaboration de plans et d’objectifs communs. Se passer de réunions est ainsi déraisonnable, or, mieux les organiser est tout à fait possible !

Nous vous proposerons ici plusieurs conseils pour mettre en place de vraies réunions utiles, et non des corvées pour vos collaborateurs.

Réunions efficaces : un objectif clair

La base d’une bonne réunion est avant son objectif. C’est en effet de ce dernier que découleront le choix des participants, le lieu, le format, les supports et le déroulement. Ainsi, de nombreuses questions sont à se poser avant d’organiser une réunion. De quel problème doit traiter cette réunion ? Quel est le résultat que je souhaite obtenir ? Quel secteur de l’entreprise cela concerne-t-il ? Combien de temps dois-je allouer à cette discussion ? Ai-je besoin d’un support en particulier ? Ai-je besoin de l’avis d’autres collaborateurs moins concernés ?

Dans beaucoup de cas, des problèmes à traiter peuvent l’être par mail ou par téléphone. Réunir plusieurs intervenants dans une pièce est un recours majeur à n’utiliser que si indispensable.

Aussi, vous devez sélectionner avec beaucoup d’attention les participants et limiter leur nombre. Peu de choses sont plus désagréables au travail que de se sentir inutile. Gardez en tête l’équation suivante : un intervenant = un rôle distinct.

Le déroulement et son importance

Vous devez annoncer clairement le déroulement et les modalités d’une réunion, mais surtout les respecter ! En particulier, le temps est une notion importante. Aussi dommage celui puisse-t-il paraître sur le moment, il ne faut pas attendre les retardataires. De plus, la réunion doit se terminer à l’heure, même si tout n’a pas pu être abordé. Le fait est que les intervenants viennent pour un certain créneau horaire. S’ils s’aperçoivent que ce créneau est toujours dépassé, ils n’auront aucune envie de revenir. N’oublions pas que chacun a un emploi du temps chargé. C’est d’ailleurs pour cette même raison qu’il convient généralement de fixer la durée d’une réunion à 60 minutes maximum.

De plus, vous devez impérativement apporter une conclusion concrète à ce qui a été dit au bout de cette heure de réunion, . Les échanges doivent mener à de réelles avancées, ou a des objectifs fixés. Quoi qu’il en soit, il convient de formuler une synthèse concise et claire. Si ce n’est pas fait, les intervenants peuvent partir en ayant l’impression de n’avoir rien produit de concret.

Réunions : l’importance de l’organisateur

Une bonne réunion tient aussi beaucoup à celui qui l’anime. Il y a en effet tout une maitrise à avoir dans la façon d’accueillir les intervenants, d’introduire les sujets, de répartir la parole équitablement, de jongler entre les supports et de se montrer diplomate en cas de conflit. Naturellement, ces compétences s’acquiert avec le temps et vous ne les aurez pas ès votre première réunion. Il est cependant essentiel de les avoir en tête pour vous améliorer perpétuellement. Vous pouvez par ailleurs envoyer un mail aux intervenants pour leur demander de courts retours. C’est en effet eux qui seront au mieux à même de juger de la qualité et de l’utilité de la réunion. Nous vous conseillons à ce sujet cet article qui pourra vous aider dans votre démarche.

Animer une réunion fait partie des compétences comportementales, mais que savez vous vraiment de ces dernières ?